Un copil născut în străinătate din părinți români poate fi înscris în registrele de stare civilă din România prin transcrierea certificatului de naștere emis de statul în care s-a născut. Procedura nu începe cu cererea de pașaport sau de buletin, ci cu documentul de naștere străin, legalizat sau apostilat și tradus, depus la autoritatea competentă. Lista de mai jos urmărește pașii în ordinea lor firească și explică pe scurt fiecare verificare.
De ce nu e suficient certificatul străin
Certificatul eliberat de autoritățile din țara nașterii dovedește nașterea în acel stat, dar nu intră automat în evidențele românești. Pentru ca persoana să apară în sistemul din România, cu un cod numeric personal și cu drept la acte de identitate românești, certificatul trebuie transcris. Până atunci, copilul nu poate cere, de pildă, pașaport românesc pe baza actelor străine.
Transcrierea este, așadar, puntea dintre două sisteme. Ea nu schimbă datele nașterii, ci le preia în registrele românești, într-o formă recunoscută.
Lista de verificare: ce ai de pregătit
1. Certificatul de naștere străin, în original
Verifică dacă este emis de autoritatea competentă și dacă este un certificat complet, nu un simplu extras sau o adeverință de la spital. În unele state se eliberează mai multe tipuri de documente, iar numai unul este considerat act de stare civilă.
2. Apostila sau legalizarea
Pentru ca actul să fie recunoscut, de obicei trebuie să aibă apostilă sau altă formă de legalizare, în funcție de statul de proveniență. Nu presupune că toate țările funcționează la fel: întreabă la autoritatea emitentă ce formă de autentificare primești.
3. Traducerea autorizată
Dacă actul nu este în limba română, ai nevoie de o traducere făcută de un traducător autorizat. Verifică dacă datele personale sunt scrise identic cu cele din pașapoartele părinților, inclusiv ordinea numelor.
4. Actele de identitate și de stare civilă ale părinților
Ambii părinți aduc actele de identitate și certificatul de căsătorie, dacă sunt căsătoriți. Dacă nu sunt, vor fi cerute documente care clarifică filiația.
5. Cererea de transcriere
Se depune la serviciul de stare civilă competent, în funcție de situația părinților și de reședința lor. Dacă ești în străinătate, întreabă la misiunea diplomatică sau la consulat ce variante ai. Fluxul complet, cu actele și etapele, este descris în materialul despre transcrierea certificatelor emise în afara țării.
6. Alegerea numelui
Dacă structura numelui din actul străin diferă de cea din România, se verifică modul în care se transcrie. Părinții ar trebui să aibă pregătită o declarație privind numele, dacă este cazul.
7. Plata taxelor
Dacă procedura o presupune, păstrează chitanța. Nu da banii unor persoane care promit rezolvări rapide fără acte: cere întotdeauna o dovadă oficială.
Ce urmează după transcriere
După ce certificatul este transcris, copilul primește un certificat de naștere românesc, iar în evidențe apare cu un cod numeric personal. Abia atunci se pot iniția alte demersuri: pașaport, carte de identitate, înscrierea la medicul de familie, alocația pentru copii. Fiecare are lista ei de acte, pe care o poți verifica la instituția respectivă.
| Etapa | Ce obții | Ce depinde de ea |
|---|---|---|
| Certificat străin apostilat și tradus | Dosar complet pentru transcriere | Începerea procedurii |
| Transcrierea | Certificat românesc, cod numeric personal | Orice act românesc ulterior |
| Pașaport sau carte de identitate | Document de călătorie sau identitate | Drumurile și înscrierile în România |
Cum arată un termen realist
Nu poți promite o durată fixă, pentru că timpul depinde de instituția străină care emite certificatul, de apostilare, de traducere și de încărcarea serviciului român. Unele dintre aceste etape se pot desfășura în paralel: cât timp aștepți apostila, poți programa traducerea, dacă traducătorul acceptă lucrul pe baza unei copii clare. Întreabă și dacă ai nevoie de un document de călătorie provizoriu pentru copil, în cazul în care familia vrea să revină în țară înainte de finalizarea transcrierii; răspunsul îl poți obține la misiunea diplomatică din statul respectiv.
Familiile care au planificat din timp se descurcă, de obicei, cu mai puține drumuri. Un cuplu din Spania, de exemplu, a cerut certificatul de naștere încă din prima lună, a păstrat copii ale tuturor actelor și a început traducerea imediat ce a primit apostila. Rezultatul: dosarul a ajuns complet la prima depunere.
Situații care cer atenție suplimentară
Dacă unul dintre părinți este cetățean străin, apar reguli în plus privind cetățenia copilului, numele și recunoașterea documentelor. Dacă părinții nu sunt căsătoriți, se verifică modul în care a fost stabilită paternitatea în statul de naștere. Dacă nașterea a fost înregistrată cu întârziere acolo, pot fi cerute explicații sau acte suplimentare.
În aceste cazuri, cel mai sigur este să cauți răspunsuri la sursă: serviciul de stare civilă, consulatul sau, pentru aspecte mai complicate, un avocat specializat. Informațiile generale te pot orienta, dar nu pot prevedea toate detaliile unui dosar individual.
Ce păstrezi în arhiva familiei
Pe tot parcursul procedurii, păstrează originalul certificatului străin, copiile apostilate, traducerile, dovada depunerii și, la final, noul certificat românesc. Scanează fiecare document și salvează fișierele în două locuri. Dacă ai nevoie ulterior de un duplicat sau de o dovadă că transcrierea a avut loc, aceste hârtii îți scutesc timpul.
Greșeli de evitat
- să soliciți pașaport pentru copil înainte de transcriere;
- să faci traducerea înainte de a ști ce legalizare ți se cere;
- să lași nepotriviri între numele din certificat și cele din pașapoarte;
- să amâni depunerea până când ai nevoie urgentă de acte.
Pentru a vedea celelalte subiecte din același domeniu, intră în secțiunea cu ghiduri de stare civilă. Iar dacă te interesează formalitățile administrative în general, pagina GhidulZilei grupează explicațiile pe teme.
Un copil născut în afara țării nu are nevoie de acte speciale, ci de acte puse în ordinea potrivită. Dacă pornești de la certificatul străin și îl duci prin apostilă, traducere și transcriere, restul demersurilor devin simple formalități.
